[IQ] TDQM : Total Data Quality Management

เมื่อจำนวนข้อมูลมีเพิ่มมากขึ้น การควบคุมคุณภาพก็เป็นเรื่องที่มีบทบาทและความสำคัญมากยิ่งขึ้น Total Data Quality Management หรือที่เรียกย่อๆ ว่า TQDM เป็นหลักการในการควบคุมคุณภาพของข้อมูล ที่เป็นการนำหลักการของ Total  Quality Management หรือ TQM ซึ่งเป็นหลักการการควบคุมคุณภาพในโลกของอุตสาหกรรมมาประยุกต์ใช้

• Transferring Manufacturing Knowledge to the IS world

– ข้อผิดพลาดในโลกของอุตสาหกรรมน้อยกว่าในโลกของ Information System เนื่องจากสามารถเห็นได้ชัดและตรวจสอบได้ง่าย
– ใน IS พบข้อผิดพลาดมากกว่า จึุงมีการพยายามลดโดยยืมแนวคิดทางโลกอุตสาหกรรมมาใช้
– เป้าหมายของ TDQM คือ การส่งข้อมูลที่มีคุณภาพสูงสุดให้กับลูกค้า

• Information Production (IP)

– ในการวิเคราะห์ข้อมูลต้องมาดูว่าข้อมูลหรือ raw material  เมื่อผ่านกระบวณการ จะกลายเป็น IP
– IP มีหลายรูปแบบ อาจจะออกมาเป็นรายงานกระดาษ กราฟ ข้อมูลบนคอมพิวเตอร์
– ข้อมูลที่ออกมาจากระบบอาจจะถูกส่งไปยังผู้ใช้, คลังข้อมูล หรือไปเป็น input ของระบบอื่นๆ
– ในกระบวณการของข้อมูล data ถูกนิยามเป็นเหมือนกับวัตุดิบ และ information ถูกนิยามเป็นเหมือนกระบวณการ
– Output of a IS จะต้องตรงตามความต้องการของผู้ใช้ โดย IP ก่อนที่จะเขียนโปรแกรมอะไรขึ้นมาต้องมีการวิเคราะห์ระบบว่าผู้ใช้ต้องการ อะไร

• Managing Information as a product

– เราจะมอง IP ต้องตรงความต้องการของผู้ใช้
– Marketing discipline : การตลาด เกี่ยวกับความต้องการของผู้ใช้ เพื่อศึกษาว่าลูกค้าต้องการอะไร
– Financial discipline : การคิดต้นทุน กำไร เพื่อให้ได้ราคาที่เหมาะสมที่ลูกค้าพึงพอใจ, การทำให้ต้นทุนต่ำที่สุด
– Manufacturing discipline : การผลิต โรงงานผลิตจะมีสายการผลิต วัตถุดิบที่มาจากผู้ผลิต เข้าสู่ Line การผลิต ก็ต้องมีการจัดการเพื่อให้มี waste น้อยที่สุด, การใช้วัตถุดิบคุ้มค่า, การควบคุมคุณภาพ, การไ้ด้สินค้าตามต้องการ

• Product Manufacturing

– การรวบรวม Input ของการผลิตต้องมีการตรวจสอบว่าได้คุณภาพไหม
– เมื่อผ่านการตรวจสอบแล้วก็ต้องมาดูระบบการทำงานว่าส่วนใดต้องทำการปรับปรุง
– เมื่อได้ผลผลิตมาแล้ว จะส่งได้ทันใจลูกค้ารึเปล่า

• การเปรียบเทียบระหว่าง Information and Product Manufacturing

• Factors Influencing Physical Product Quality

– สิ่งที่มีผลต่อคุณภาพของสินค้า ต้องมีการออกแบบและการพัฒนาสินค้า รวมถึงการผลิตและการส่งสินค้าหรือการกระจายสินค้า
– สภาพแวดล้อมโดยรวมทั้งจากภายนอกและภายในก็มีส่วนเช่น การทำการวิจัยตลาดว่าความต้องการของลูกค้าเป็นอย่างไร, การวิจัยตัวสินค้าและทำการพัฒนาเพื่อให้ตรงตามความต้องการของลูกค้า, การวิเคราะห์ผู้ขายว่าวัตถุดิบมีคุณภาพสมเหตสมผลกับราคาไหม, ระบบบัญชี ต้องมีการวิเคราะห์เรื่องราคาและการแข่งขันกับคู่แข่ง

• Manufacturing Flow

– Flow ของวัตถุดิบจากแหล่งผลิต ไปยังที่เก็บ หรือร้านค้าเป็นยังไง
– Flow ในการส่งสินค้าไปยังคลังสินค้า, ที่ขายสินค้า

• Data Flow Diagram

– เป็น Flow ที่แสดงว่า process ที่เกี่ยวข้องกับ IS หรือ Process ที่เกี่ยวข้องทางธุรกิจ เีกี่ยวข้องกับใครบ้าง

• Information Manufacturing Map

– เป็นโมเดลที่ปรับปรุงมาจาก Data Flow Diagram  โดยมีการแยกให้เห็นอย่างชัดเจนว่า Entity ไหนที่เป็น input หรือ output

• TDQM

– เป็นการปรับปรุงมาจาก TQM
– หลักการประยุกต์หลักการ TDQM
1. กำหนดหรือนิยาม IP ในธุรกิจให้ชัดเจน
2. ตั้งทีม ต้องมี champion โดยเป็นคนในระดับบริหารที่มีความรู้ที่เกี่ยวข้อง
3. มีการสอน IQ assessment ให้กับสมาชิกของทีม โดยแต่ละคนอาจจะมีความรู้ในทางต่างกันตามหน้าที่
4. ทำให้ระบบอยู่ในองค์กร มีการปรับปรุง วางแผน แล้วฝังในการบริหารองค์กร ให้เป็นส่วนหนึ่งของการทำงานขององค์กร

• TDQM team

– Team Leader : เป็น senior executive สำคัญโดยจะเป็นคนที่ได้รับการยอมรับจากผู้บริหาร และมีอำนาจในการตัดสินใจ และมีความรู้พอในการควบคุมทีม
– Team Engineer : คนที่มีความรู้เกี่ยวกับหลักการและการประเมิณคุณภาพข้อมูล รู้เทคนิคต่างๆทีใช้ในการทำงาน
– Team Data suppliers : คนที่สร้างหรือจัดเก็บข้อมูล แล้วมาป้อนข้อมูล
– Team Data manufacturers: คนที่ออกแบบพัฒนาระบบ
– Team Data consumers : ผู้ใช้ของระบบ
– Team Data product managers: เป็นคนจัดการและบริหารข้อมูลทั้งหมดของสินค้าและกระบวณการผลิต ซึ่งอาจจะไม่ต้องเก่ง IT ก็ได้แต่ต้องรู้ ข้อมูลที่จัดเก็บในระบบ

• TDQM Cycle

– Define(plan) : เริ่มจากการนิยาม IP
– Measure(do) : การวัดคุณภาพ
– Analyze(check) : การตรวจสอบว่าเมื่อทราบคุณภาพแล้ว อะไรที่มันต่ำเพราะอะไร
– Improve(act) : ทำการปรับปรุงที่สาเหตุ

• TDQM Cycle: Define IP

Step 1 determines the data products characteristics.
– เราจะมาดูว่ามันมีข้อมูลอะไรบ้าง อาจจะมองว่าเป็น Entity
– พิจารณาว่า Data product สำคัญอะไรต่องานของเรา
– พิจารณาว่า Attribute ไหนที่มีปัญหาและส่งผลกระทบ
– ผลกระทบของคุณภาพข้อมูลเราจะพิจารณายังไง : Tomas Redman คิดว่ามีองค์ประกอบดังนี้
1. Operation : ทำให้ลูกค้าไม่พอใจกับบริการหรือสินค้าขององค์กร, พนักงานเองก็มีความพึงพอใจต่อองค์กรลดลง
2. Typical : การตัดสินใจไม่ดี อาจจะใช้เวลานานขึ้นหรืออาจจะตัดสินใจผิดเลยก็ได้, ความไว้วางใจขององค์กรลดลง
3. Strategic : ยากในการวางกลยุทธ์

Step 2 determines the requirements for the data products.
– กำหนดความต้องการของ data product
– ดู dimension ว่าคุณภาพของข้อมูลจะเป็นยังไง ความถูกต้องระดับไหน

Step 3 determines the data manufacturing process
– ต้องรู้ว่า Flow ของกระบวณการเป็นยังไง ผ่าน process activity อะไรบ้าง มีการเช็ค data quality ในขั้นตอนไหนบ้าง

Benefits of IP Map
– ช่วยในการวิเคราะห์ มองเห็นความสัมพันธ์ในภาพรวม
– มีการระบุคนรับผิดชอบได้อย่างชัดเจน
– การทำงานซ้ำซ้อน ก็สามารถเอา Map มาช่วยในการดูได้ เพราะว่าการทำงานซ้ำซ้อนทำให้เกิดความเสียหายได้
– ช่วยในการวิเคราะห์หรือการจัดการคุณภาพของข้อมูล

• TDQM Cycle: Measure

– กำหนดและหาว่า Quality level ในส่วนที่เราสนใจเป็นยังไง
– ในการวัดต้องวัดตามมุึมมองของผู้ใช้
– ต้องระวังในส่วนของฐานข้อมูล ผู้ใช้ของระบบสามารถมองข้อมูลจากต่างมุมมองได้ ดังนั้นเวลาจะวัดต้องดูว่าจะวัดจากมุมมองของใคร หรือว่าจะวัดด้านไหน
– บางครั้งเราอาจจะอยากรู้มุมมองอื่น โดยเราสามารถเปรียบเทียบระหว่างกลุ่มของมุมมองกันได้

Step 1 select proper metrics. (dimension’s importance) ,consider
– เลือกการวัดที่เหมาะสมไม่ว่าจะเป็น สเกล, คำถามที่จะถาม ซึ่งควรจะมีการนิยามหรือได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเมื่อถามแล้วเราจะได้รับ ข้อมูลที่ถูกต้อง
– dimension ที่เราเลือกมาแล้ว ต้องเข้าใจว่ากลุ่มคนที่ต่างกันจะได้รับผลที่แตกต่างกัน
– การเลือก dimension ที่จะวัดต้องพิจารณากฏหรือ business rule ว่า dimension ไหนที่สำคัญ

Step 2  measures and presents data.
– เมื่อวัดแล้วก็จะมีการพรีเซนต์ข้อมูล โดยจะออกมาเป็นกราฟเปรียบเทียบระหว่าง dimension กับความถูกต้อง
– อาจจะมีกราฟหลายเส้นในการเปรียบเทียบความแตกต่างจากกลุ่มผู้ใช้
– ถ้ามีข้อมูลเยอะ เราทำการสุ่มตัวอย่าง โดยมีหลักการว่า ถ้ามีข้อมูลประมาณ 20000 ควรจะสุ่่มมาประมาณ 400 ถึงจะมีความน่าเชื่อถือประมาณ 95%

• TDQM Cycle: Analyze

– วิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุว่าปัญหาเกิดจากอะไร
– ใช้หลักการ system analysis approach
1. หา Flow ของข้อมูล ว่าใครทำอะไร
2. ดูในส่วนของข้อมูลที่มีปัญหา ว่ามีใครเกี่ยวข้องและคนนี้ใช้งานอะไร
3. วิเคราะห์ถึงสาเหตุที่ทำให้เกิดปัญหา
4. วิเคราะห์ผลกระทบที่เกี่ยวเนื่องกันของ dimension เช่นเมื่อความปลอดภัยมากขึ้น ก็ทำให้การเข้าถึงได้ของผู้ใช้ลดลง
5. เขียน Pareto Chart เพื่อดูว่าเราควรจะแก้ปัญหาไหนก่อน

– ในการวิเคราะห์จะต้องตอบคำถามได้ว่า
1. ปัญหาอยู่ตรงไหน
2. ปัญหาเกิดเมื่อไหร่
3. ทำไมถึงเกิด
4. ผลกระทบที่เกี่ยวข้อง

• TDQM Cycle: Improvement

Step 1 solution generations :พิจารณาว่าจะแก้ไขที่ตรงไหน
Step 2 selects solutions : เลือกทางแก้ไข และดูว่าผลกระทบของทางแก้ไขเป็นอย่างไร
Step 3 develops an action plan : วางแผนการทำงานจากทางแก้ไขที่เลือก โดยมีการกำหนดหน้าที่งานให้แต่ละคน
Step 4 checks progress : ต้องมีการติดตามผลของงาน ว่าการวางแผนที่ทำไปมีสถานะเป็นอย่างไร  เช็คความก้าวหน้าของการทำงาน

• Establish TDQM Program

1. กำหนดเป้าหมายและมาตรฐานที่ต้องการ โดยใช้คำทาง Business Term
2. มีการมอบหมายและแต่งตั้งตำแหน่งหน้าที่
3. ให้ความรู้แก่ผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
4. สอนวิธีการจัดการในการตรวจสอบและแก้ปัญหา IQ ต่างๆ
5. ทำให้เป็นการกระทำที่ต่อเนื่อง โดยอาจจะมีการประชุมเป็นประจำ ให้ทุกคนรับทราบและปรับกระบวณการทำงานให้สอดคล้องกัน, มีการติดตามความก้าวหน้าของการทำงานว่าที่ตั้งเป้าหมายไว้ทำได้หรือไม่