Executing Data Quality Project : #1 Define business need and Approach

• Step 1. Define business need and Approach : หาความต้องการของธุรกิจ

– เราจะวิเคราะห์ยังไงว่าธุรกิจเค้ามีผลกระทบอะไรเกี่ยวกับผลที่เกิดขึ้น ก็ต้องดูว่าเป้าหมายหรือกลยุทธ์ขององค์กร
– โปรเจ็คที่จะทำจะมีส่วนอะไรที่ไปกระทบกับเป้าหมายขององค์กร
– ดังนั้นโปรเจ็คเราจะต้องมีส่วนสนับสนุนเป้าหมา่ยขององค์กร

• Step 1.1

– เป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญ ในการตัดสินใจทำโครงการ
– สิ่งที่เราคิดจะทำอาจจะมีหลายอย่าง ก็ต้องมีการจัดลำดับความสำคัญการทำก่อนหลัง
– คนที่เกี่ยวข้องกับโปรเจ็ค เช่น คนที่ใช้ข้อมูล, คนที่สนใจในการดำเนินงานของโครงการนี้, คนที่จ่ายตังให้โครงการนี้
– ขั้นตอนการทำงาน

1. List the specific issues of problems : เน้นไปที่ DQ ว่าปัญหาอะไรที่สำคัญที่มีผลกระทบต่อธุรกิจ เช่นข้อมูลที่อยู่ลูกค้าผิด ทำให้เกิดการเสียรายได้ โอกาสในการโปรโมตสินค้าก็ลดลง, ทำให้ธุรกิจเสียหาย โดยเฉพาะส่วนที่เกี่ยวกับเรื่องเิงินทอง, การที่ข้อมูลไม่ถูกต้อง ต้องทำงานซ้ำซ้อน อาจจะทำให้การจ่ายเงินค่าวัตถุดิบช้าไป ทำให้เค้าไม่อยากค้าขายกับบริษัทเนื่องจากการจ่ายเงินช้า ซึ่งเมื่อปรับปรุงเรื่อง timeliness ปัญหาเหล่านี้อาจจะหมดไปก็ได้, การสั่งวัตถุดิบเข้ามาไม่ทันใช้
   สรุป : ลิสต์ปัญหาหรือเรื่องที่เกี่ยวข้องเช่น เรื่องกฏหมาย
2. Indicate the basis : เป็นเรื่องของปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่จะทำเช่น ข้อมูล กระบวณการ คน องค์กร เทคโนโลยี โดยอาจจะทำออกมาเป็นตารางว่าปัญหาแต่ละอย่างเกี่ยวข้องกับอะไรบ้าง ก็ให้ลิสต์มาว่าปัญหาแต่ละอย่างเกี่ยวข้องกับ environment อะไรบ้าง
3. Discuss and prioritize the issues : คุยกันในทีม โดยช่วยกันเลือกว่าปัญหาใดสำัคัญมาก โดยดูเหตุผลต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นผลกระทบทางธุรกิจ, ต้นทุน โดยต้องเชิญผู้ที่เกี่ยวข้องมาช่วยในการตัดสินปัญหาด้วย
4. Identify the associated info environment : ระบุ environment ของแต่ละปัญหาที่เกี่ยวข้อง โดยจะพิจารณาว่า มีผลต่อธุรกิจในส่วนไหน, ใครบ้างทีเกี่ยวข้องกับธุรกิจนั้น, ตัวข้อมูลที่เกี่ยวข้องมีอะไรบ้าง, ระบบที่จัดเก็บข้อมูลเป็นยังไง เช่น accessibility , เครื่องมือที่เกี่ยวข้อง

• Step 1.2

– วางแผนโครงการ โดยต้องใช้ project management มาช่วย
– การวางแผนมีทั้งเรื่องของคน resource เวลา ขั้นตอนการทำงาน
– ขั้นตอน

1. วางแผนไปใช้ทั้ง 10 ขั้นตอน
2. สร้าง project charter
3. สร้าง context diagram
4. พัฒนา project plan และ timeline : work breakdown structure ( แตกงานใหญ่เป็นงานย่อย ซึ่งงานที่ย่อยๆ เมื่อรวมกันแล้วต้องเท่ากับงานใหญ่ทั้งในเรื่องของค่าใช้จ่าย เวลาและงานต่างๆ)
5. ใช้เครื่องมือในการติดตามว่างานไปถึงไหนแล้ว
6. สือสารกับคนที่เกี่ยวข้อง
7. ทำเอกสาร ซึ่งมันจะช่วยให้เราสามารถตรวจสอบว่าวัตถุประสงค์หรือเรื่องต่างๆ ไม่เปลี่ยนไป
8. ยืนยันและตรวจรับงาน เช่น ต้องมีการเซนต์รับงานว่าทำขอบเขตแค่ไหน
9. เริ่มทำงานได้

• Project Charter

1. ชื่อโครงงาน
2. ชื่อผู้เกี่ยวข้อง
3. สรุปของโครงการ : เป้าหมาย, เหตุผลที่ทำ, ผลประโยชน์ที่ได้รับ
4. ขอบเขตของโครงการ : จะได้อะไรจากโครงงานนี้, ส่วนที่เกี่ยวข้อง และไม่เกี่ยวข้องกับโครงงานนี้
5. เงื่อนไข ของโครงงาน : โครงงานจะสำเร็จได้ต้องมีเงื่อนไข เช่น หน่วยงานนี้ต้องมาช่วยหรือมีส่วนร่วม, ความเสี่ยงของโครงงาน, สิ่งที่กระทบต่อขอบเขตของโครงงาน, ค่าใช้จ่าย, ระยะเวลา

• Tracking

– เราจะสามารถตามความสำเร็จของโครงการได้

• Communicate

– เมื่อทำขั้นตอนแรกเสร็จแล้วก็ต้องสื่อสารกับคนที่เกี่ยวข้องทั้งในทีมของเราเอง และคนที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
– ถ้างานของเราเป็นส่วนของโปรเจ็คใหญ่ก็ต้องแน่ใจว่างานเรารวมเข้าเป็นเนื้อเดียวกับโปรเจ็คใหญ่
– คนที่เกี่ยวข้องต้องทำความเข้าใจให้ดีว่า ทิศทางของโครงงานเราไปทางไหน
– มี project charter ในการประชุม

• Checkpoint for step1

– จะรู้ได้ไงว่าพร้อมไปขั้นตอนที่ 2 แล้ว ก็ต้องมีการตรวจสอบว่า

1. ปัญหาที่พูดถึงหรือวัตถุประสงค์ของโครงการกำหนดไว้แล้ว และคนที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเข้าใจวัตถุประสงค์
2. ให้แน่ใจว่าได้ภาพรวมของกระบวณการที่เกี่ยวข้อง คนหรือหน่วยงานไหนที่เกี่ยวข้อง และมีการบันทึกและทำความเข้าใจ
3. มี project plan, มีเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น project charter, diagram, timeline
4. คนที่สนับสนุนมีเงินหรือ resource มาสนับสนุนโครงการเราจริง
5. ถ้าทำงานเป็นทีมก็ต้องมั่นใจว่าพร้อมที่จะเริ่มทำโครงงานหรือยัง

• สรุปในขั้นตอน 1

– ได้ project planning
– สิ่งที่จะบอกว่าโครงการจะสำเร็จหรือไม่ ก็ต้องดูว่าขั้นตอนแรกนั้นเราวิเคราะห์ข้อมูลในระดับทีเหมาะสมหรือไม่ เช่นเงินไม่พอ
– ดังนั้นถ้าวิเคราะห์ไม่ละเอียดก็อาจจะส่งผลต่อมาได้ เช่น เวลาไม่พอ,ไปเลือกทำสิ่งที่ยากเกินไป, งานมีผลกระทบหลายคน, ไปเน้นส่วนที่ไม่สำัคัญ
– การวางแผนดีหรือไม่บางครั้งขึ้นกับประสบการณ์ในการทำงาน ถ้ามีประสบการณ์จะมองเห็นภาพของระบบได้ชัดเจน