Executing DQ Project : #4 Business Impact Techniques

Step4 : Business Impact Techniques

ผลกระทบทางธุรกิจอาจมองได้เป็น 8 ด้านด้วยกันดังนี้

• 1. Anecdotes

– รวบรวมตัวอย่างหรือเรื่องรางที่ส่งผลกระทบต่อคุณภาพของข้อมูล
– ประเด็นหลักที่ควรเจาะลึกลงไป

1. เรื่องเกี่ยวกับข้อมูลซ้ำซ้อนของลูกค้า : ต้องบอกว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องคืออะไร
2. กระบวนการที่เกี่ยวข้องคืออะไร
3. เหตุการณ์นี้มีรายละเอียดอะไรบ้าง
4. ทำให้ Impact วิเคราะห์ออกมาเป็นปริมาณหรือตัวเลข

Case Study :Hibernia Bank
– เคยเป็นธนาคารที่ใหญ่และเก่าแก่ที่สุด
– เคยมีปัญหาโดยมี data source ของลูกค้า 9 อัน โดยจะทำ data warehouse
– เรื่องของคุณภาพของข้อมูลทำให้ต้องเสียเงินไปหลายล้าน
– พอจะทำ data warehouse คือการดึงข้อมูลสำคัญที่มาตอบหรือออกรายงานมาตอบสนองก็วางแผนการทำงานขององค์กร
– ต้องการ ID ของลูกค้าที่ unique และต้องการ household ที่ถูกต้อง
– ใช้ SAS Data Quality solution ในการ integrate ข้อมูลจาก 9 data source แล้วทำให้มี ID ที่ unique
– การที่มีข้อมูลดีจะช่วยกำหนดนโยบาย, กลยุทธ์ในการแข่งขัน

• 2. Information Usage

– มาดูเรื่องของการใช้ข้อมูล : ใครเป็นผู้ใช้ ในอนาคตจะเอาไปใช้ทำอะไรรึเปล่า
– ต้องไปเอาข้อมูลจาก step 2
– ทำอย่างไรจะรู้ว่าข้อมูลนี้จะนำไปใช้ในอนาคต : ทุกองค์กรจะต้องมีการวางแผนล่วงหน้า, แผนระยะยาว (road maps)
– Quantify Uses : พยายามดูว่าการใช้งานมีด้านไหนบ้าง ให้พิจารณาหาปริมาณของ จำนวนคนที่ใช้, จำนวนครั้งที่ใช้, จำนวนข้อมูลที่ใช้ โดยถามจาก คนที่ใช้ข้อมูลผ่านหน้าจอ, ข้อมูลส่งไปให้ใครบ้าง, คนที่ขอข้อมูลจากฝ่ายไอที ซึ่งจะทำให้เราเห็นภาพว่าผลกระทบจะ่ส่งถึงใครแค่ไหน

• 3. Five “Whys” for Business Impact

– พยายามเจาะลึกถึงสาเหตุ เพราะคำว่า “why” เป็นคำถามที่เราอยากรู้สาเหตุ และผลกระทบที่เกิดขึ้น
– ตัวอย่างคำถามเช่น

1. ทำไมคุณภาพข้อมูลจึงมีความสำคัญ -> ต้องเอาไปออกรายงาน
2. รายงานนั้นเป็นรายงานอะไร-> เป็นการขายรายสัปดาห์
3. รายงานฉบับนั้นสำคัญอย่างไร -> ใช้ในการคำนวนของฝ่ายขาย
4. การที่เอาไปใ้ช้นั้นสำัคัญมากรึเปล่า -> ถ้าข้อมูลผิดการจ่ายเิงินต่างๆ ก็จะผิดไปด้วย
5. ถ้ามีผลกระทบยังไงในการจ่ายผิด -> เซลล์ก็จะไม่เชื่อถือในข้อมูล ต้องมาทำงานซ้ำซ้อน

• 4. Benefit versus Cost Matrix

– ผลประโยชน์กับค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น
– จะสร้าง matrix ขึ้นมาในการดูผลความเชื่อมโยง
– แนวนอนเป็นค่าใชจ่ายที่ต้องเสียในการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล
– แนวตั้งเป็นประโยชน์ ว่าได้ประโยชน์มากหรือน้อย
– ใช้ในการเปรียบเทียบ จัดลำดับความสำคัญ ว่าถ้าเราจะต้องการปรับปรุงข้อมูลด้านนี้จะมีค่าใช้จ่ายเท่าไหร่ ส่งผลต่อองค์กรมากเท่าใด
– ทำให้เห็นภาพรวมขององค์กร
– วิธีการวิเคราะห์

1. ต้องดูว่าใครมาช่วยเราจัดอันดับความสำคัญ ต้องหาคนที่เกี่ยวข้องมาช่วยวิเคราะห์
2. ต้องขอคำแนะนำในการจัดลำดับและคิดอย่างเป็นระบบ
3. ต้องวิเคราะห์ว่าประโยชน์และต้นทุนมันหมายถึงอะไร
4. หาเงื่อนไขในการประเมินว่าประโยชน์หรือค่าใช้จ่ายจะถูกจัดลำดับโดยเงื่อนไขอะไร โดยอาจจะเป็นในเชิงปริมาณหรือคุณภาพก็ได้
– ตัวอย่างของเงื่อนไข
1. มันสนับสนุนการทำงานขององค์กรอย่างไรถ้าเราปรับปรุงคุณภาพข้อมูล, มีผลต่อองค์กรอย่างไร
2. ทำให้ลูกค้ามีความพึงพอใจมากขึ้นไหม
3. ออกรายงานได้อย่างรวดเร็ว
4. skill และ resource ที่ต้องใช้ในการปรับปรุงมีเพียงพอรึเปล่า
5. จัดลำดับ
6. Evaluate results
7. Document results.

– Benefit versus Cost Matrix—evaluating the results

• 5. Ranking and Prioritization

– การจัดลำดับของผลกระทบทางธุรกิจจากการที่ข้อมูลสูญหาย, ไม่สมบูรณ์ มีผลต่อธุรกิจอย่างไร
– เน้นที่ business process ที่ใช้ข้อมูล โดยดูว่าผลกระทบที่มีต่อแต่ละแผนกเป็นอย่างไร
– การที่เราจะหาผลกระทบของข้อมูลที่เสีย อาจจะมองเป็นกลุ่มของข้อมูลเช่น ข้อมูลลูกค้าประกอบด้วย ชื่อ, ที่อยู่
– ประโยชน์ที่ได้รับ : การที่จัดลำดับจะต้องมีการเรียกผู้ที่เกี่ยวข้องมาประชุม จะได้ข้อมูลและมีการแลกเปลี่ยนความรู้กัน ที่ช่วยในการปรับปรุงคุณภาพข้อมูล โดยมีความร่วมมือกันมากขึ้น เข้าใจปัญหามากขึ้น
– วิธีการ

1. เลือก business process และการใช้งานข้อมูลของมัน
2. เลือกคนที่เกี่ยวข้อง
3. เวลามาประชุมก็ต้องมีการตกลงการจัดลำดับว่าจะใช้มีกี่ระดับ
4. ทำการจัดลำดับข้อมูลแต่ละ business process

– สเกลของการจัดลำัดับข้อมูล : การที่เราจะรวบรวมข้อมูลหรือปรับปรุงข้อมูลมันง่าย-ยากอย่างไร

• 6. Process Impact

– เวลาที่วิเคราะห์เราบอกว่าข้อมูลที่เสียหายที่ผลกระทบต่อฝ่ายไหนบ้าง กระทบอย่างไร
– ดูผลกระทบต่อกระบวนการทำงาน
– ใช้ Information Life Cycle จาก step2
– ถ้ามีปัญหาเกิดขึ้นซึ่งอาจจะเกิดจาก ข้อมูลซ้ำซ้อน, ข้อมูลไม่ครบ ก็ต้องมาดูว่าเกิดกระบวนการอย่างไร
– ผลกระทบที่เกิดขึ้น

1. Time delay :
2. การทำงานของ admin ก็ต้อง Rework มีการทำซ้ำ
3. ลูกค้าหงุดหงิด
4. พนักงานหงุดหงิด
5. บริษัทอาจจะไม่ได้ให้บริการหรือสินค้า

• 7. Cost of Low-Quality Data

– พยายามคิดเป็นปริมาณของงานหรือสิ่งต่างๆเมื่อทำการปรับปรุงคุณภาพ
– Quantify the costs and revenue impact

1. ระบุก่อนว่าคุณภาพที่ไม่ดีมันคืออะไร มีอะไรมาบอกว่าเกิดคุณภาพไม่ดี
2. ต้องมาดูว่า Information Life Cycle ว่าใครเกี่ยวข้อง
3. ดูว่าจะคิด cost ยังไง คิดจากอะไร ต้องมาระบุประเภทของ cost ขึ้นมาก่อน

– Types of Costs

1. Hard Impact : ผลกระทบที่สามารถวัดได้ เช่นลูกค้าลดลง, ต้นทุนในการตรวจสอบคุณภาพ, การให้บริการลูกค้ามีผลกระทบอย่างไร
2. Soft Impact : วัดเป็นตัวเลขยาก เช่น ผู้บริหารตัดสินใจยาก, องค์กรขาดความน่าเชื่อถือ
3. Decreased Revenue : รายได้ลดลง, การสูญเสียโอกาส
4. Increased Costs Detection and correction : ค่าใช้จ่ายในการป้องกันหรือแก้ไขข้อมูล
5. Increased Risk : เพิ่มความเสี่ยงในการทำธุรกิจ
6. Lowered Confidence : ลดความเชื่อมั่นและความน่าเชื่อถือ

– วิธีการประเมินค่าใช้จ่ายใ้ห้เป็นตัวเลข

1. เลือกว่าจะวัดค่าใช้จ่ายจากตรงไหน เช่นวัดค่าใช้จ่ายในการทำงานซ้ำซ้อน
2. คิดว่าผลกระทบที่เกิดกับค่าใชจ่าย รายได้เป็นอย่างไร
3. ทำเอกสาร

– Mailings Cost Calculation

1. ต้ิิองคิดว่าเดือนนึงมีจดหมายตีกลับกี่ฉบับ
2. ค่าส่งเท่าไหร่
3. การถูกตีกลับต้องเีสียค่าใช้จ่ายเท่าไหร่
4. ค่าพนักงานทีต้องมาทำงานซ้ำซ้อน

• 8. Cost-Benefit Analysis

– สามารคิดได้โดยเปรียบเทียบว่าลงทุนไปเท่าไหร่ และสิ่งที่จะได้กลับมาเป็นเท่าไหร่
– ต้องคำนวนค่าใช้จ่ายในการปรับปรุงข้อมูล และมาดูทางด้านประโยชน์ที่จะได้รับว่ารายได้จะเพิ่มขึ้นไหม
– ต้องคิดรายได้ที่สูญเสียไปจากการที่ข้อมูลผิดเป็นเท่าใด
– ดูความแตกต่างระหว่าง cost กับ benefit
– ดูเรื่องของเวลา ว่าอยู่ในช่วงเวลาใด
– Return on investment (ROI) = (รายได้ที่ได้จากการลงทุน – ค่าใช้จ่าย) / ค่าใช้จ่าย